به اعتقاد کارشناسان می‌توان درباره مشخصات فنی یک پرینتر یا چاپگر بسیار سخن گفت اما مشخصاتی هستند که با توجه به آن‌ها می‌توان انتخاب آگاهانه برای خرید یک پرینتر انجام داد.
شماری مشخصات اصلی در مورد پرینترها وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توان دستگاهی را که مناسب نیاز است، انتخاب و خریداری کرد.
ویژگی‌های اصلی پرینتر
* کیفیت چاپ (dpi):
این ویژگی شمار نقطه‌هایی را معین می‌کند که پرینتر می‌تواند در هر اینچ مربع از کاغذ جای دهد. به دلیل اینکه مشخصات استاندارد مدت‌ها قبل تعیین شده‌اند، تمامی شماره‌های dpi مضربی از 300 یا 360 به‌عنوان مثال 1200 یا 1440 dpi هستند.
هرچه حداکثر کیفیت بالاتر باشد، تصویری که پرینتر می‌تواند چاپ کند، دقیق‌تر خواهد بود. فروشندگان از فن‌آوری‌های دیگر برای بسط دادن قابلیت‌های این نقطه‌ها استفاده می‌کنند با این همه شمار فعلی به اهمیت سابق نیست.
*سرعت موتور:
این عدد معمولا به‌صورت صفحه در دقیقه (ppm) و گاهی حروف در دقیقه (cpm) یا تصویر در دقیقه (ipm) بیان می‌شود اما در بسیاری از موارد باید این ادعاها را با احتیاط بررسی کرد زیرا فروشندگان اغلب عدد‌هایی را نشان می‌دهند که چاپ کردن در حالت "درفت" را منعکس می‌کنند که سریع‌تر است اما به اندازه تنظیمات کیفیت استاندارد خوب به نظر نمی‌رسد یا بدتر از آن زمان پردازش اولیه پیش از چاپ اولین کاغذ را حذف می‌کنند.
هم‌چنین باید توجه داشت سرعت چاپ با توجه به پیچیدگی کار نیز متغیر است. چاپ تصاویر پیچیده یا چاپ برروی هر دو طرف کاغذ سرعت پرینتر را کند خواهد کرد.
*حافظه داخلی:
این ویژگی به‌صورت کیلوبایت (KB) یا مگابایت (MB) بیان می‌شود؛ در میان پرینترهای اداری میزان حافظه داخلی استاندارد نشان می‌دهد هنگامی که انبوهی از اطلاعات در انتظار چاپ شدن هستند، دستگاه می‌تواند چه میزان از اطلاعات چاپی را ذخیره کند.
یک پرینتر اداری مدل پایین ممکن است از 32 تا 128 مگابایت حافظه رم داشته باشد، در حالی که مدل‌های بالاتر 256 مگابایت حافظه رم دارند و حافظه پرینترهای گرافیک محور ممکن است از یک گیگابایت آغاز شود.
در صورتی که اداره پرمشغله‌ای دارید یا فایل‌های پیچیده یا فشرده گرافیکی چاپ میکنید، نیاز به حافظه بیشتری دارید و باید امکان حداکثر ارتقای حافظه را بررسی کنید تا مطمئن شوید حافظه مدل مورد نظر می‌تواند براساس نیازتان افزایش یابد.
*حداکثر صفحات چاپ شده در ماه (Monthly duty cycle):
این ویژگی برای تمامی پرینترهای اداری و بیش‌تر پرینترهای شخصی شامل عددی است که نشان‌دهنده حداکثر شمار صفحاتی است که دستگاه می‌تواند بدون مشکل در ماه چاپ کند.
دوره فعالیت یک پرینتر شخصی معمولی حدود پنج هزار صفحه خواهد بود، در حالی که این میزان برای پرینتر اداری مدل پایین به حدود 20 هزار صفحه می‌رسد. مدل‌های بالاتر می‌توانند دوره فعالیت صد هزار صفحه یا بیش‌تر داشته باشند.
حجم پرینتی که گرفته می‌شود باید پایین‌تر از میزان استاندارد مدلی باشد که در نظر گرفته شده، در غیر این صورت باید به دنبال پرینتری باشید که محدودیت بالاتری دارد؛ این معیار هم‌چنین نشان‌دهنده دوام و پایداری پرینتر خواهد بود.
*شبکه:
یک پرینتر شخصی همیشه یک اتصال USB برای استفاده در یک رایانه دارد؛ شمار رو به افزایشی از پرینترها دارای اتصال بی‌سیم توکار برای استفاده در میان رایانه‌های متعدد هستند که در یک شبکه به‌صورت بی‌سیم به یکدیگر اتصال دارند.
یک پرینتر اداری یک اتصال اترنت خواهد داشت، بنابراین می‌تواند در یک شبکه کار کند. برخی از مدل‌ها ممکن است قابلیت بی‌سیم برای استفاده در یک دفتر کار کوچک مجهز داشته باشند. بیش‌تر پرینترهای اداری هم‌چنین دارای صفحات اینترنتی یکپارچه یا ابزارهای دیگر برای مدیریت راحت‌تر برروی یک شبکه هستند.
ویژگی‌های چاپ کاغذ
*سینی ورودی کاغذ استاندارد و انتخابی:
شمار صفحاتی که یک پرینتر می‌تواند در بهینه‌سازی استاندارد در خود جای دهد باید بیش تر از صفحاتی باشد که در روز چاپ می شوند و به صورت ایده آل سه یا چهار برابر آن ها باشد تا مجبور نباشید بیش از یک یا دو بار در هفتهT سینی آن را پر کنید.
یک پرینتر شخصی معمولی، معمولا صد تا 150 ورق کاغذ در یک سینی تک نگه می‌دارد که معمولا قابل تغییر نیست. یک پرینتر اداری حداقل 250 ورق کاغذ ظرفیت دارد اما مدل‌های بالاتر می‌توانند 500 یا هزار ورق یا بیش‌تر نیز در شکل استاندارد یا ارتقاء یافته خود ظرفیت داشته باشند.
اگر در اداره شلوغی هستید یا به چاپ کاغذ در اندازه‌های مختلف نیاز دارید، باید پرینتری با سینی‌های کاغذ متعدد داشته باشید از این رو مطمئن شوید پرینتری که انتخاب میکنید با چنین تغییراتی سازگار است.
*سینی‌های چندمنظوره یا ورودی‌های کاغذ:
این ویژگی‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند تا پاسخگوی کاغذهای مختلفی مانند پاکت نامه‌ها باشند و برای استفاده گاه و بیگاه بهترین هستند زیرا قبل و بعد از چاپ نیاز به دخالت دستی دارند اما اگر همواره چنین کاغذهایی را چاپ میکنید، بهتر است به دنبالی پرینتری باشید که سینی ویژه چنین وظایفی را دارد.
*چاپ روی دو طرف کاغذ (Duplexing):
چاپ دو طرفه امکان فوق‌العاده‌ای است زیرا هزینه‌های کاغذ را به نصف می‌رساند. اگر این ویژگی برای شما جذابیت دارد، باید به دنبال مدلی با چاپ دو طرف خودکار باشید.
ویژگی مذکور در برخی از پرینترهای شخصی و بسیاری از پرینترهای اداری موجود است. این ویژگی در برخی از پرینترها به‌صورت دستی وجود دارد که کاربر را مجبور می‌کند مشخص کند برای چاپ طرف دیگر چگونه کاغذ را پر کرده و بچرخاند. این ویژگی بهتر از هیچ است اما در صورتی که مداوم بخواهید دوپلکس کنید آزاردهنده خواهد بود.
ویژگی‌های مفید دیگر
*نمایشگر:
بسیاری از پرینترهای شخصی و برخی از پرینترهای اداری نمایشگرهای کوچکی در جلوی صفحه کنترل دارند که به انتخاب گزینه‌های فهرست یا ارتباط با وضعیت پرینتر کمک می‌کند. در حالی که نمایشگرهای معمولی ممکن است شامل یک یا دو خط مبتنی بر حروف باشند.
پرینترهای مدل بالا و عکس محور یک LCD تمام رنگی دارند که از 5/1 اینچ تا 7 یا 8 اینچ برای مشاهده کامل و ویرایش عکس پهنا دارد. نمایشگرهای معدودی نیز صفحه لمسی هستند که موجب می‌شود مرور گزینه‌های صفحه طبیعی به نظر برسد.
*اسلات‌های کارت رسانه و پورت‌های پیکت بریج:
اگر شما خواهان چاپ عکس‌ها در پرینترجوهرافشان هستید، مدل دارای اسلات‌های رسانه‌ای یکپارچه یا یک پورت پیکت بریج بهتر است اما اگر چنین پورت‌هایی را در رایانه دارید، لازم نیست برای داشتن آن‌ها در پرینتر خود را به زحمت بیندازید.
*پورت USB:
این اتصال‌دهنده امکان می‌دهد حافظه فلش را به پرینتر متصل کرده و مستقیما از آن پرینت بگیریم و بهتر است با ویژگی‌های امنیتی استفاده شود تا مشکلی از این بابت پیش نیاید.
*سازگاری سیستم عامل:
تمامی پرینترها برروی پلتفرم ویندوز کار می‌کنند اما همه مدل‌ها پشتیبانی یکسانی برای پلتفرم‌های نه چندان متداول مک و لینوکس ندارند. از این رو کسانی که از پلتفرم‌های رایانه‌یی متعدد استفاده می‌کنند باید مطمئن شوند پرینتر دارای درایوهای کامل برای تمامی آن‌ها است.
